Wie die passende Handwerkersoftware finden?
Wie Handwerkersoftware für den Betrieb richtig auswählen?
Mit passender Software zu mehr Effizienz im Handwerk
Eine Übersicht über alle Auftragskosten und Kennzahlen oder eine digitale Zeiterfassung – Handwerkersoftwares bieten viele Möglichkeiten, das tägliche Arbeiten effizienter zu gestalten und so die Arbeitsabläufe zu optimieren. Dadurch ergeben sich für Sie folgende Vorteile:
- Strukturierte Organisation: Handwerkersoftwares geben einen Überblick über alle entscheidenden Kennzahlen und Abläufe, sodass eine zentrale Projektverwaltung möglich wird. Damit erleichtern Sie die Koordination vom Angebot über die Abarbeitung eines Auftrages bis hin zur Rechnung.
- Präzises Arbeiten: Nicht nur die Struktur ist entscheidend, sondern auch, dass das Arbeiten noch kalkulationssicherer und gewinnorientierter gestaltet werden kann. Das ist beispielsweise durch das Anzeigen von Marge und Auftragskosten möglich. So kann die Kalkulation für ein profitableres Arbeiten bei Bedarf einfach angepasst werden.
- Rechtliche Sicherheit: Ersparen Sie sich Sorgen um gesetzliche Pflichten, indem Sie eine Software nutzen, die bereits die Vorgaben der GoBD und DSGVO erfüllt.
- Reibungslose Prozesse: Prozesse, wie eine Auftragsabwicklung, funktionieren reibungslos, wenn Sie auf eine Software zurückgreifen, die Werkstatt, Baustelle und Büro miteinander verbindet und so alles abdeckt.
- Umfassender Überblick: Verantwortliche erhalten mit der passenden Softwarelösung jederzeit den umfassenden Überblick über Forderungen, Verbindlichkeiten oder auch Projekte, Kapazitäten und Mitarbeitende.
- Digitale Automatisierung: In Handwerksbetrieben laufen gewisse Prozesse, wie Kalkulationen oder Abrechnungen, immer wieder ab. Durch eine Automatisierung der immer wiederkehrenden Aufgaben und die Unterstützung durch Assistenten lassen sich Aufwand und Zeit sparen sowie Fehler vermeiden.
- Detaillierte Dokumentation: Bleiben Sie jederzeit auskunftsfähig, indem Sie auf lückenlose Dokumentationen zurückgreifen, die eine Handwerkersoftware bietet. Damit wird Ihnen rechtskonformes Arbeiten erleichtert, Arbeitszeiten können von überall erfasst und auch Nachkalkulationen sowie Auswertungen können so vereinfacht vorgenommen werden.
Diese Handwerkersoftware-Auswahlkriterien führen zum Erfolg
Um Ressourcen effektiv einsetzen, Kosten reduzieren und so Arbeitsprozesse in Handwerksunternehmen optimieren zu können, sollten Sie gewisse Kriterien bei der Auswahl der perfekten Handwerkersoftware beachten. Denn nur wenn die Implementierung in laufende Prozesse flexibel vorgenommen werden kann und das Arbeiten für Mitarbeitende einfach gestaltet ist, können Sie von solch einer Software-Lösung rundum profitieren. Beachten Sie also folgende allgemeinen
Auswahlkriterien:
- Kompatibilität mit anderen Systemen
- Schnittstellen zur einfachen Anbindung
- Anpassungsfähigkeit auf die Anforderungen der eigenen Branche
- Nutzerfreundliche Bedienung
- Flexibilität
- Mobile Nutzbarkeit
- Aktualität
- Service und Support
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen und Datensicherheit
Mit diesen Schritten zur passenden Handwerkersoftware
Neben diesen eben genannten allgemeinen Anforderungen ist es entscheidend, auch die individuellen Kriterien für die eigene Firma festzulegen und bei der Auswahl der perfekten Handwerkersoftware zu beachten. Die verschiedenen, auf dem Markt angebotenen Lösungen besitzen dabei unterschiedliche Merkmale und Leistungsumfänge. Nur wenn diese zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen passen, kann die Software effizient genutzt werden. Finden Sie mit folgenden Schritten heraus, welche Software-Lösung für Ihren Handwerksbetrieb die passende ist:
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Erkennen Sie Ihren individuellen Bedarf
Um den individuellen Bedarf zu erkennen, müssen Sie als erstes die Schwachstellen der Unternehmensabläufe identifizieren. Nutzen Sie anstatt eines Programms mehrere Insellösungen, um auf alle Funktionen zurückgreifen zu können? Müssen Kunden lang auf eine Antwort warten, kommt es zu einer Anfrage? In diesem Beispiel fehlt der Überblick über laufende Projekte, was zu verlangsamten Prozessen bzw. unzufriedenen Kunden führt. Mithilfe einer Software wirken Sie diesen Nachteilen entgegen.
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Definieren Sie Ihre Ziele
Wollen Sie zukünftig Angebote schneller erstellen oder Projekte in allen Größen koordinieren, indem sie Kalkulationen präziser planen, sollten Sie dies im nächsten Schritt als Ihre Ziele festlegen, die Sie mit der Software erreichen wollen. Mit den definierten Zielen lässt sich die geeignete Software einfacher auswählen.
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Legen Sie wichtige Merkmale und Funktionen fest
Um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie im nächsten Schritt die Merkmale und Funktionen festlegen, die Ihre Software dafür aufweisen muss. Nur dann können Sie Ihre Herausforderungen im täglichen Arbeiten bewältigen. Ob Chargenverwaltung, branchenspezifische Schnittstellen zu Großlieferanten oder mobile Zeiterfassung – die Auswahl an Funktionen ist groß. Achten Sie auch auf Individualisierungsmöglichkeiten, um die Handwerkersoftware perfekt auf Ihre Anforderungen zuschneiden zu können.
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Auf Unterstützung und Service achten
Nicht immer ist die Implementierung einer Software unkompliziert – umso besser, wenn Sie auf Unterstützung durch den Anbieter vertrauen können. Der Software-Anbieter sollte also mit umfassenden Serviceleistungen überzeugen, manche Anbieter ermöglichen sogar Schulungen der eigenen Mitarbeiter*innen, damit die Einarbeitung gelingt und die Software-Lösung effektiv genutzt werden kann. Auch ein hilfreicher technischer Support ist entscheidend, um auftretende Probleme schnell lösen und einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können.
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Vergleichen Sie Anbieter
Finden Sie das für sich beste Preis-Leistungs-Verhältnis, indem Sie im letzten Schritt verschiedene Anbieter vergleichen. Versichern Sie sich, dass Sie mit der gewählten Software-Lösung Ihre Ziele umsetzen können und diese die gewünschten Merkmale sowie Funktionen aufweist.
Fazit: Auswahlkriterien beachten – von Handwerkersoftware profitieren
Für eine lückenlose Dokumentation, reibungslose Prozesse und automatisierte wiederkehrende Aufgaben setzen Handwerksunternehmen immer mehr auf Softwarelösungen. Doch um den idealen Anbieter auszuwählen, sollten Sie die richtigen Auswahlkriterien beachten. Nur wenn Sie Ihren individuellen Bedarf und Ihre Ziele kennen, die wichtigsten Funktionen festlegen und alle Optionen vergleichen, finden Sie die passende Handwerkersoftware und können so den Weg zu einem effizienteren Arbeiten beschreiten.
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