Die wichtigsten Gründe für digitale Zeiterfassung

Immer mehr Unternehmen in Deutschland beschäftigen sich derzeit mit den Optionen zu einer digitalen Zeiterfassung. Denn langsam wird es auch hierzulande ernst: Die Bundesregierung erwägt die zeitnahe Umsetzung des 2019 vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) gesprochenen Urteils. Es verpflichtet Unternehmen in europäischen Mitgliedsstaaten dazu, künftig auf elektronischem Wege Arbeitsstunden, Urlaubstage und mehr von Mitarbeitern zu erfassen. Doch auch ohne rechtliche Vorgaben punktet die virtuelle Alternative gegenüber analogen Stechuhren, Stundenzetteln aus Papier und der viel gerühmten Vertrauensarbeitszeit.

Industrie 4.0: Die Zukunft ist elektronisch

Die Digitalisierung hält Einzug in zahlreichen Bereichen des privaten wie auch beruflichen Alltagslebens. So lassen sich auch bei der Nachverfolgung von Arbeitszeiten kaum mehr Argumente gegen das moderne Instrument einer digitalen Zeiterfassung finden. Apps für Tablets statt Lochkarte im Portemonnaie: Die digitale Zeiterfassung hält ausschließlich Vorteile für Unternehmer und Beschäftigte bereit. Und dies aus mehr als nur einem Grund.

1. Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Das EuGH-Urteil vom Frühjahr 2019 kam für viele überraschend. Doch es ist gesprochen, und die europäischen Mitgliedsstaaten arbeiten an seiner Umsetzung. Im Kern enthält es die Verpflichtung sämtlicher gewinnorientierter Unternehmen mit Sitz in der EU zur Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. Zwar muss die Neuregelung in der Bundesrepublik noch ausgearbeitet und verabschiedet werden. Doch das Gesetz kommt, und je eher sich Betroffene darauf vorbereiten, desto besser.

Durch die spezifischen Gesetzesänderungen können Arbeitszeiten außerhalb des Firmengeländes sowie die Einhaltung des Mindestlohngesetzes besser kontrolliert und nachvollzogen werden. Zudem werden in Zukunft neben Überstunden und Sonntagsarbeit auch Pausen und Ruhezeiten erfasst. Auf welchem Weg die Vorgaben umgesetzt werden, darf national entschieden werden. Einzig arbeits- sowie datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten müssen die computergestützten Exceltabellen, digitalen Stempeluhren oder Softwaresysteme entsprechen. Die meisten Angebote auf dem Markt gehen bereits jetzt weit über diese Mindestanforderungen hinaus. So erwiest sich eine digitale Zeiterfassung, wie sie beispielsweise hier zu finden ist, schon jetzt als äußerst effektiv.

2. Effizienz in dreifacher Hinsicht

Nicht nur die klassischen Arbeitszeiten an Werktagen sind aus vertraglichen und steuerrechtlichen Aspekten von Bedeutung. Auch Mehrarbeit, Urlaubstage, Geschäftsreisen oder Bereitschaftsdienste von angestellten Mitarbeitern müssen erfasst und gespeichert werden. Zur Analyse und Verarbeitung erfolgt die Weiterleitung der Daten an die unternehmenseigene Buchhaltung oder den Steuerberater. Wer hier noch immer für jeden einzelnen Bereich Papierlisten führt, macht es sich selbst doppelt schwer. Er muss seine Stundenzettel täglich manuell ausfüllen, auf dem neuesten Stand halten und an die verantwortliche Stelle weiterleiten. Ein nervlicher und zeitlicher Aufwand, der durch elektronische Systeme auf ein Minimum reduziert wird. Denn die Softwarelösungen erledigen die erforderlichen Schritte automatisch. Gespeichert in einer Cloud, ermöglichen sie zudem jedem Berechtigen jederzeit Zugriff auf gewünschte Daten. So profitieren alle Beteiligten:

 Mitarbeiter müssen nicht mehr permanent an das Ausfüllen ihrer Zeitkarten denken

1. Vorgesetzte werden von der manuellen Kontrollpflicht aller eingereichten Daten entbunden
2. Personalabteilung und Lohnbuchhaltung können sich auf andere Tätigkeiten konzentrieren. Denn digitale Zeiterfassungen sammeln und übermitteln Daten automatisch in die verwendete Buchhaltungssoftware, das extern genutzte Lohnsystem oder an den Steuerberater.

Hinweis: Neben den betroffenen Personen gibt es noch einen weiteren Nutznießer der digitalen Zeiterfassung: die Natur. Denn was könnte nachhaltiger sein, als auf Papier zu verzichten? Bäume werden verschont und Wasser und Energie zur Herstellung eingespart.

3. Transparentes Homeoffice

Der 9-Stunden-Job mit Anwesenheitspflicht im Büro wandelt sich zu flexiblen Arbeitszeiten auch außerhalb der Unternehmensräumlichkeiten. Tätigkeiten im Homeoffice lassen sich ohne eine digitale Zeiterfassung nur bedingt transparent nachvollziehen. Eine hochwertige Software bietet hier eine effektive Lösung, Arbeitszeiten in den eigenen vier Wänden über elektronische Schnittstellen mit Verantwortlichen im Büro zu teilen. Besonders effektiv erweisen sich mobile Lösungen, die auch berufliche Tätigkeiten an dritten Orten bequem über das Smartphone aufzeichnen.

4. Urlaub statt Vertrauen

Vor mehr als zwei Jahrzehnten unternahm das Konstrukt der vielfach gerühmten Vertrauensarbeitszeit im Jahr 2000 seine ersten Schritte. Seitdem hat es sich mehr und mehr verbreitet und sich schließlich seinen festen Platz in der Arbeitswelt gesichert. Doch nicht immer stimmt der Spruch des guten Vertrauens und des noch besseren Kontrollierens. Im Gegenteil: Durch den Vertrauensbeweis durch ihre Vorgesetzten haben viele Mitarbeiter wesentlich mehr gearbeitet als vertraglich vereinbart – ohne finanziellen Ausgleich. Mit dem innovativen Konzept zur elektronischen Stundenerfassung wird jedem Beschäftigten seine Arbeitszeit vom Softwaresystem unaufgefordert gutgeschrieben.

5. Jederzeitiger Zugriff

Auch die Transparenz und damit das Vertrauen der Mitarbeiter im Unternehmen untereinander wird durch mobile Zeiterfassungsprogramme gestärkt. Es erlaubt Angestellten jederzeit Einblick in das einschlägige Computersystem mit ihren Stundenkontos. So können sie Planungen für Kurzurlaube aufgrund von Überstunden treffen oder ein Minus an Arbeitsstunden durch vermehrte Tätigkeiten kompensieren.

Hinweis: Noch steht das Urteil vom Bundesverfassungsgericht zur Feststellungsklage aus, ob digitale Zeiterfassungen im Nachhinein von Mitarbeitern bearbeitet werden dürfen.

Ausschließlich Vorteile aufeinander vereint

Wie unschwer zu erkennen ist, bietet ein hochwertiges Softwaresystem zur digitalen Zeiterfassung zahlreiche Pluspunkte. Nicht nur Zeit lässt sich durch die einmalige Installation einer entsprechenden Software einsparen. Wer stets seinen Stundenzettel verlegt, der schont durch die praktischen Automatikfunktionen auch seine Nerven. Auch Kosten werden reduziert – direkt, weil auf physische Stechuhrsysteme oder den Ankauf von Stundenkarten verzichtet werden kann. Und indirekt, weil sich betroffene Mitarbeiter und Personalabteilungen dank der nahtlosen Systemeinbindung in die IT-Landschaft wesentlicheren Aufgaben wie der Kundenbetreuung widmen können. Wie lange die Bundesregierung also zur Umsetzung der EuGH-Vorgaben benötigt, muss die Entscheidung für eine digitale Zeiterfassung daher nicht beeinflussen. Denn nicht selten mahlen die Räder der Behörden besonders langsam. Kein Grund, den Anschluss an wichtige technische Innovationen in naher Zukunft zu verpassen.